Como Gerir uma Assembleia de Condóminos: da Convocatória à Ata

A assembleia é o órgão soberano do condomínio. É ali que se aprovam contas, orçamentos, obras e regulamentos — e é também ali que muitos conflitos nascem, quase sempre por falhas de forma. Uma assembleia bem preparada evita deliberações anuláveis, poupa tempo e reforça a confiança entre condóminos e administração.

Antes: a convocatória faz metade do trabalho

A lei exige que a convocatória seja enviada com, pelo menos, dez dias de antecedência, por carta registada ou, desde a entrada em vigor da Lei n.º 8/2022, por correio electrónico, quando o condómino tenha previamente manifestado essa vontade e confirme a recepção. Este detalhe, aparentemente burocrático, é a causa mais frequente de impugnação de deliberações: uma convocatória mal notificada pode deitar por terra uma assembleia inteira.

A convocatória deve indicar o dia, a hora, o local e, sobretudo, a ordem de trabalhos — de forma clara e específica. Um ponto vago como "assuntos diversos" não permite deliberar validamente sobre matérias concretas com impacto patrimonial. Se está prevista a aprovação de uma obra, o ponto deve identificá-la; se se vai votar uma quota extraordinária, o valor e a finalidade devem ser perceptíveis. A convocatória deve ainda indicar, se for o caso, que a assembleia poderá reunir em segunda convocação.

Durante: quóruns, maiorias e condução dos trabalhos

Em primeira convocação, a assembleia só pode deliberar com a presença de condóminos que representem a maioria do valor total do prédio (medido em permilagem, não em número de pessoas). Não havendo quórum, a assembleia pode reunir em segunda convocação — que a Lei n.º 8/2022 veio simplificar, permitindo que ocorra logo de seguida, desde que tal conste da convocatória — deliberando então por maioria dos votos dos presentes, desde que estes representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio.

Nem tudo se decide por maioria simples. Obras que constituam inovações exigem maioria qualificada de dois terços do valor total do prédio; a alteração do título constitutivo exige unanimidade. Identificar correctamente a maioria aplicável a cada ponto, antes da votação, é uma das funções mais importantes de quem preside à assembleia.

A mesma lei veio ainda admitir expressamente a participação por videoconferência, desde que assegurada a identificação dos participantes e a autenticidade das votações — uma mudança que aumentou visivelmente a participação, sobretudo de proprietários não residentes. As procurações continuam a ser um instrumento legítimo de representação, mas devem ser verificadas no início da reunião e anexadas à acta.

Depois: a acta é o documento que fica

A acta não é uma formalidade menor: nos termos do Decreto-Lei n.º 268/94, a acta que documente dívidas ao condomínio constitui título executivo, permitindo avançar directamente para a cobrança judicial sem necessidade de acção declarativa prévia. Deve identificar os presentes e as permilagens representadas, transcrever com rigor cada deliberação e o resultado das votações, e ser assinada por quem presidiu.

Os condóminos ausentes devem ser notificados das deliberações, e a lei confere-lhes prazos para se pronunciarem sobre matérias que exijam o seu acordo. Quem discorde de uma deliberação que considere ilegal dispõe de prazos curtos para reagir — seja exigindo assembleia extraordinária, seja propondo acção de anulação — pelo que a comunicação célere da acta protege todos os envolvidos.

Na A.Graça, com três décadas de assembleias realizadas, aprendemos que o segredo está na preparação: documentação distribuída antecipadamente, orçamentos comparáveis para cada obra em votação e uma condução firme mas imparcial da reunião. Uma assembleia de duas horas bem preparada vale mais do que quatro horas de discussão improvisada.